РЦКР Элитек Контактная информация Отправить письмо прямо сейчас
Новости Консалтинг IT-Решения Проекты Партнеры Обучение Портфолио Вакансии
библиотека статей

СТРАТЕГИЯ УПРАВЛЕНИЯ

  > Проблема узкого звена
  > Бенчмаркетинг
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

  > Коучинг для
совершенствования и
развития сотрудников

БЮДЖЕТИРОВАНИЕ

  > Бюджетирование в
электронных таблицах
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

  > Совмещение различных
видов учета
  > Технология экспресс
внедрения
  > ИТ-аутсорсинг – веяние
моды или реальная
выгода?






БЮДЖЕТИРОВАНИЕ В ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦАХ

Планово-экономические и финансовые службы предприятий, для целей планирования материальных и денежных потоков, составления калькуляций и прочих расчетов, давно и успешно применяют электронные таблицы Excel. Первые шаги внедрения такой популярной и эффективной технологии управления как бюджетирование, большинство предприятий, как правило, так же делают в электронных таблицах, используя накопленные годами знания и информацию. Почему же в определенный момент развития, предприятие сталкивается с необходимостью перехода на специализированное, дорогостоящее программное обеспечение? Можно ли преодолеть ограничения в функциональных возможностей Excel и какие дополнительные ресурсы для этого требуются?

Наиболее «продвинутые» предприятия стремятся создать в формате Excel систематизированный набор планов (массивов данных) с взаимосвязанными показателями, который позволяет осуществлять ситуационное моделирование по принципу «что если» (посредством применения алгоритма автоматического пересчета всех взаимосвязанных показателей при изменении одного из них).

Собственно, выбор среды разработки вопросов не вызывает, ведь главным достоинством электронных таблиц является их простота, доступность и популярность в России Microsoft Excel. Навыками работы с электронными таблицами обладает практически каждый экономист. Для этого не требуется специальных знаний в области информационных технологий (хотя редко можно, встретить бухгалтера или экономиста, умеющего самостоятельно создавать сложные системы взаимосвязанных таблиц или разрабатывать макросы для обработки данных).

Электронные таблицы несут огромную пользу предприятию, на начальных стадиях строительства эффективной системы бюджетирования. Однако, по мере вовлечения в этот процесс новых подразделений, усложнения методологии и роста объема данных, электронные таблицы (как инструмент) быстро достигают предела своих функциональных возможностей.

Основными недостатками электронных таблиц являются:

  • Слабые возможности электронных таблиц в части разделения прав доступа. Система бюджетирования, построенная с использованием электронных таблиц, не позволяет эффективно управлять правами доступа пользователей. Поэтому, без потери качества, сложно вовлечь в бюджетный процесс большое число участников.
  • Отсутствие контроля изменений данных. Используя электронные таблицы, практически невозможно проконтролировать изменения данных и идентифицировать пользователей, ответственных за эти изменения.
  • Отсутствие контроля версий. Отсутствие встроенного механизма контроля версий требует повышенного внимания и принятия специальной кодировки в наименовании, при сохранении новой версии файла. Иначе, бесконтрольное и несистематизированное создание и хранение новых версий может привести к некорректному их использованию (неполноте данных, например, при ошибочном использовании ранней версии бюджета).
  • Отсутствие контроля ссылочной целостности данных. Электронные таблицы имею значительные ограничения для определения правил целостности данных, которые регламентируют ввод данных в определенные бюджетные строки и связывают эти строки с имеющимися справочными данными.
  • Отсутствие встроенных механизмов поддержки методологии бюджетирования. Например, поддержка временных периодов. В электронных таблицах, все данные привязываются к ячейкам, а не к определенному временному периоду. Без создания дополнительных форм (листов), это не позволяет автоматически агрегировать данные в соответствии с иерархией временных периодов (месяц-квартал-год), а также сопоставлять различные данные за соответствующие интервалы времени. Значительного усложнения модели потребует и ведение мультивалютного планирования.
  • Организация просмотра бюджетных показателей в различных аналитических разрезах, а также их агрегация и детализация, используя классификационные признаки справочных данных, требует глубоких знаний всего функционала электронных таблиц, так как такая возможность реализуется только путем создания «Сводных таблиц» или использования функции «Итоги» (по сути, воспроизводящие функционал OLAP-технологий).
  • Сложности развития бюджетной модели. Дальнейшее развитие бюджетной модели - важная задача, которая должна решаться, в первую очередь, силами экономистов и финансистов, управляющих бюджетным процессом. Но качественное выполнение этой задачи требует не только повышенной сосредоточенности и внимания (при изменении данных в классификаторах, необходимо внести изменение во всех листах модели, в которых используются эти данные), но и достаточно высокого уровня понимания и владения функционалом электронных таблиц.
  • Ошибки при наращивании функционала электронной таблицы. Не секрет, что в процессе развития в модели могут возникать ошибки в бюджетных показателях вызванные ошибками некорректно добавленными (скопированными) перекрестными ссылками и макрокомандами.
  • Иначе говоря, все перечисленные недостатки могут быть устранены, а функции реализованы и в электронных таблицах. Однако их реализация потребует повышения квалификации пользователей (безусловно, позитивный фактор) и значительного усложнения модели (что приведет к снижению отказоустойчивости и работоспособности модели в целом).

    Иванов А.Н. ©

    20.03.2006 г.


    ссылки

    Библиотека статей 
    сайта "Инталев"




    Дизайн adaptor
    Администратор info@elitek.ru