РЦКР Элитек Контактная информация Отправить письмо прямо сейчас
Новости Консалтинг IT-Решения Проекты Партнеры Обучение Портфолио Вакансии
библиотека статей

СТРАТЕГИЯ УПРАВЛЕНИЯ

  > Проблема узкого звена
  > Бенчмаркетинг
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

  > Коучинг для
совершенствования и
развития сотрудников

БЮДЖЕТИРОВАНИЕ

  > Бюджетирование в
электронных таблицах

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

  > Совмещение различных
видов учета
  > Технология экспресс
внедрения
  > ИТ-аутсорсинг – веяние
моды или реальная
выгода?






РАЗРАБОТКА ТЕХНОЛОГИИ СОВМЕЩЕНИЯ РАЗЛИЧНЫХ ВИДОВ УЧЕТА

Многолетний опыт разработки методологий различных видов учета (бухгалтерского, налогового, управленческого) и последующей их автоматизации на предприятиях различных видов деятельности позволил автору формализовать необходимую последовательность таких работ.

Эта статья – первая из серии статей, посвященной технологическим и, в некоторой степени, организационным вопросам совмещения различных видов учетов на предприятии. Описание последовательных шагов при разработке технологии видов учета сопровождается анализом вариантов решений и их положительных и отрицательных сторон.

Плоскости совмещения видов учета

Бухгалтерский учет для тех, кто участвует в хозяйственных процессах, – это столкновение различных групп лиц, занятых в экономической жизни. Каждая из них стремится к максимуму своих выгод и, как правило, не принимает во внимание ни логику, ни интересы иных групп. Это привело к тому, что бухгалтерский учет разделился на три вполне самостоятельных вида (сектора): финансовый (именно этот сектор имеют ввиду, когда используют понятие «бухгалтерский учет»), налоговый учет, управленческий учет, каждый со своими целями и задачами, своим предметом и методом. Соответственно выделяется финансовая и налоговая отчетность («налоговый учет»), внутриуправленческая оперативная и итоговая информация.

На практике можно наблюдать столкновение этих видов учета, особенно на крупных предприятиях, где очень часто для их ведения выделяются отдельные организационные единицы: бухгалтерия, налоговый отдел (или сектор бухгалтерии, отвечающий за ведение налогового учета), структуры для управленческого (оперативного, производственного) учета (планово-экономические отделы, отделы оперативного учета, управленцы различных уровней и т.п.). Все виды учета основываются на огромном массиве первичной информации, отображающем факты хозяйственной деятельности, имевшиеся в деятельности конкретной организации. Первичные данные необходимо оформить, классифицировать, оценить, зарегистрировать и обобщить в информационной системе (ИС) (на практике чаще речь идёт о разных информационных системах). В итоге, на одном предприятии одна и та же информация отражается в нескольких видах учета. Причем требования ко времени предоставления информации различаются для разный видов учета (например, как на рис. 1).



Рисунок 1

Таким образом, сложность совмещения учетов лежит в нескольких плоскостях:

  • Методологические аспекты (различие требований пользователей отчетности);
  • Технологический аспект (различие в подходах к ведению учета);
  • Организационный аспект (организационная подчиненность, человеческий фактор);
  • Временной аспект (различие в периодах предоставления информации);
  • Технический аспект (проблемы автоматизации учетов).
  • Методологические аспекты различных видов учета описываются в различных нормативных актах, внутренних инструкциях и положениях, в работах аудиторов, аналитиков, экономистов и т.п. Временные аспекты связаны напрямую с методологическими и также строго определяются, но уже различными регламентами. Проблемы автоматизации зависят от многих факторов. В равной степени как от особенностей программного обеспечения, которое является основой для информационной системы, так и от методолого-временных требований. В наше время вопросам автоматизации хозяйственной деятельности посвящено много публикаций. Настоящая серия статей посвящена технологическим и, в некоторой степени, организационным вопросам различных учетов, а точнее, вопросам их совмещения.

  • Как совместить бухгалтерский и налоговый учет, бухгалтерский учет и бюджетирование, бухгалтерский учет по российскому стандарту и по МСФО, бухгалтерский учет и оперативный?
  • Когда можно быть уверенным в том, что при разработке технологии (или уже в используемой технологии) ничего не упущено и учетные данные верно отражают методологию?
  • Можно ли автоматизировать придуманную технологию учета в нашей информационной системе?
  • Есть ли лучшие техники учета?
  • Что нужно сделать, чтобы донести технологию учета до исполнителей?
  • На эти и подобные вопросы можно получить ответ, разрабатывая или анализируя используемую технологию учетов.

    Виды учета, отличающиеся от бухгалтерского учета по российским стандартам, будем называть общим термином – параллельный учет (ПУ).

    Основные шаги при разработке технологии ПУ: 1. Выбор методов ведения ПУ.

    2. Выбор методов ведения учета отклонений ПУ от других видов учета.

    3. Прогонка хозяйственных операций по выбранным методам ПУ.

    4. Выбор способов автоматизации ПУ.

    5. Разработка форм отчетности и/или контрольных сумм в ПУ.

    6. Создание методологических материалов и документационное обеспечение ПУ.

    Необходимо подчеркнуть, что если уже есть ограничения на методы ведения ПУ, например:

  • определена ИС, в которой будет вестись (или уже ведется) учет и в ней определен метод ведения ПУ;
  • методы ПУ определены вышестоящей организацией,

  • очень не желательно пропускать какие-то шаги или варианты из поля зрения, т.к. нужно понять вытекающие из предлагаемого метода положительные (которые можно использовать) и отрицательные (с которыми нужно мириться) моменты. Кроме того, не стоит забывать аспекты обучения кадров – сделав осознанный выбор легче донести его тем, кто будет вести учет и пользоваться отчетностью (шестой шаг).

    В любом случае, нельзя принимать окончательного решения до пятого шага включительно. На любом шаге может возникнуть необходимость вернуться в начало и пойти по другому пути.

    ШАГ 1. Методы ведения параллельного учета.

    На практике используются следующие методы ведения ПУ:

    1. Отдельный план счетов

    2. Группа счетов на общем плане счетов

    3. Учет отклонений ПУ от бухгалтерского на субсчетах или аналитических уровнях бухгалтерского учета

    4. Ведение ПУ прочими методами в одной с бухгалтерской ИС

    5. Учет в другой (параллельной) ИС

    6. Учет на отдельных регистрах вручную

    Первые три метода подразумевают ведение ПУ в общей с бухгалтерским учетом информационной системе с использованием плана счетов, а значит, и принципов бухгалтерского учета. Это, с одной стороны, является положительным моментом, с другой – требует от пользователей, не знакомых с бухгалтерским учетом, определенного обучения. Хотя в современных ИС движения по плану счетов производятся автоматически и понимать механизмы бухгалтерского учета должны разработчики методологии, программного продукта, программисты. Пользователи могут даже не знать о его (плана счетов) существовании (как, например, в «Инталев:Корпоративные финансы»).

    Методы 1-4 имеют неоспоримое преимущество, связанное с единым информационным пространством. В рамках рассматриваемой темы мы не будем останавливаться на обосновании необходимости этого единства (а тем более, для крупного предприятия), так как это является стратегическим решением развития информационного поля организации.

    Рассмотрим каждый из методов, его плюсы и минусы (кроме тех, что уже обозначены).

    1. Отдельный план счетов.

    Во многих современных ИС существует возможность ведения нескольких планов счетов. Так, например, в 1С:Предприятие 8.0 в типовой поставке, учет ведется на четырёх планах счетов: бухгалтерский, налоговый, бюджетирование, международный.

    Формирование плана счетов для ПУ возможно на основе:

  • Используемого бухгалтерского плана счетов. Достоинства заключаются в простоте разработки, известной техники проводок, простоте анализа расхождений от бухгалтерского учета, но что в любом случае не устраняет необходимости проработки особенностей и отличий ПУ от бухгалтерского.
  • Какого-либо международного плана счетов (GAAP, IAS). Недостатки: непривычность формата для сотрудников российских предприятий (это может стать серьёзным минусом при кадровых проблемах).
  • Индивидуально разработанного плана счетов. Достоинства заключаются в абсолютно индивидуальном подходе к специфике бизнеса, но появляется сложность корректной разработки полного плана счетов «с нуля».
  • Плюсы отдельного плана счетов для ПУ:

  • возможность конструировать планы счетов, абсолютно не схожие с бухгалтерским учетом: различной структуры, коды счетов могут быть понятными пользователям, не знающим бухгалтерский учет (например, счет учета материалов может иметь код «МПЗ »);
  • независимость ПУ от бухгалтерского – данные не могут «смешаться»;
  • большая (обычно) возможность распределения прав доступа (политика безопасности) (на отдельный план счетов устанавливается доступ определенной группе пользователей);
  • Минусы такого решения:

  • Не все ИС поддерживают такую возможность. Необходимо тщательно проанализировать последствия таких изменений.
  • Если ПУ не разделен организационно (например, его ведет бухгалтерия предприятия), то это приведет к первоначальному (как минимум) увеличению нагрузки на персонал или при отсутствии административного ресурса ПУ могут продолжать вести по-старому;
  • Может понадобиться настройка соответствия бухгалтерского учета и ПУ;
  • Многие ИС не позволяют (по умолчанию) формировать отчеты по двум планам счетов одновременно.
  • Иванова А.В. ©

    20.07.2006 г.


    ссылки

    Библиотека статей 
    сайта "Инталев"




    Дизайн adaptor
    Администратор info@elitek.ru